BulkMailer 2008 Online-Hilfe: Interne Datenbank

Interne Datenbank

Nutzen Sie die interne Datenbank, um Ihre Empfängeradressen direkt in BulkMailer zu verwalten. Alternativ können Sie auch direkt auf eine bestehende Datenbank zugreifen, um daraus ein Mailing zu generieren.

Die interne Adressedatenbank erlaubt die Generierung einer persönlichen Anrede. Anredearten sind dabei bestimmten Gruppen zugeordnet. All dies ist frei konfigurierbar.

Adressen verwalten

Beim ersten Starten legt BulkMailer automatisch eine leere Adressdatenbank an (Adressen.bm3).

Neue Adresse eingeben

Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten -> Neue Adresse (F6) oder klicken Sie auf das entsprechende Icon. Es erscheint der Dialog zur Doublettensuche. Geben Sie hier die EMail-Adresse ein. Falls die Adresse bereits in der Datenbank besteht, wird die Fundstelle aufgelistet. Sie können dann diesen Datensatz anzeigen oder eine neue EMail-Adresse eingeben.

Falls der Datensatz noch nicht in der Datenbank besteht, erscheint die leere Eingabe-Maske. Das EMail-Feld ist bereits ausgefüllt. Folgende Felder sollten Sie hier mindestens erfassen, um automatische Anreden generieren zu können:

Vor- und Nachname bzw. Firmenname
Geschlecht
Gruppe

In der Statuszeile wird die automatische Anrede angezeigt. Diese ist von der gewählten Gruppe abhängig.

Klicken Sie auf OK, um den Datensatz zu speichern.

Adresse ändern

Doppelklicken Sie auf eine Adresse in der Tabellenansicht. Die Eingabemaske öffnet sich zum Ändern der Daten.

Adresse löschen

Markieren Sie eine oder mehrere Adresse(n) in der Tabellenansicht und drücken Sie die 'Entf.'-Taste oder klicken Sie auf das entspr. Icon.

Tabellen-Ansicht der Adressen

Im Hauptfenster klicken Sie auf die Registerkarte 'Adressen'.

Sortieren

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um nach dieser Spalte zu sortieren.

Gruppieren

Klicken Sie auf das Icon 'Gruppieren'. Ziehen Sie dann eine Spaltenüberschrift auf den Bereich 'Spalte zum Gruppieren hierher ziehen'. Es erscheinen nun Gruppen die jeweils auf und zugeklappt werden können. Vordefinierte Gruppierungen können Sie durch die Auswahl (Pfeil) neben dem Gruppier-Icon auswählen.

Um zur ungruppierten Ansicht zurückzukehren, klicken Sie erneut auf das Icon 'Gruppieren'.

Suchen

Klicken Sie auf das Fernglas-Icon (Strg-F), um innerhalb der angezeigten Tabelle zu suchen. Klicken Sie auf das kleinere Fernglas (F3), um weiterzusuchen.

Die Suchfunktionen verwenden einen zeichenketten-Vergleich und sind daher relativ langsam. Um in größeren Datenbeständen nach Adressen zu suchen, sollten Sie die Auswahl-Funktionen verwenden.

Selektieren / Auswahl

Die Auswahlfunktionen basieren auf SQL-Abfragen und sind daher sehr schnell. Es stehen 2 verschiedene Dialoge zur Verfügung:

Auswahl (häufig verwendete Felder, nur bei interner Datenbank)
Erweiterte Auswahl (beliebige Auswahl, auch in externen Datenbanken)

Die aktuelle Auswahl ist auch für die Mail-Generierung gültig. D.h., wenn Sie auf 'Mailing generieren' klicken und 'aktuelle Auswahl' wählen, wird das Mailing aus der aktuellen Auswahl zusammengestellt.

Bearbeiten in der Tabelle

Sie können Adressen direkt in der Tabelle bearbeiten. Markieren Sie dazu das entsprechende Icon. Hierbei ist allerdings Vorsicht geboten; Änderungen können nicht rückgängig gemacht werden.

Mehrere Adress-Datenbanken verwalten

Wählen Sie die Menüpunkte unter 'Datei', um

Eine neue Adressdatenbank anzulegen
Eine bestehende Adressdatenbank zu öffnen

Die aktuelle Adressdatenbank wird in der Titelleiste des Programms angezeigt. Jede Adressdatenbank besitzt ihre eigenen selbstdefinierten Gruppen und Anreden.