Nutzen Sie die interne BulkMailer Adressdatenbank, um Ihre Empfängeradressen direkt in BulkMailer zu verwalten. Alternativ können Sie auch direkt auf eine bestehende Datenbank zugreifen, um daraus ein Mailing zu generieren.
Die interne Adressedatenbank erlaubt die Generierung einer persönlichen Anrede. Anredearten sind dabei bestimmten Gruppen zugeordnet. All dies ist frei konfigurierbar.
Adressen verwalten
Beim ersten Starten legt BulkMailer automatisch eine leere Adressdatenbank an (Adressen.bm3).
Neue Adresse eingeben
Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten -> Neue Adresse (F6) oder klicken Sie auf das entsprechende Icon.
Es erscheint der Dialog zur Doublettensuche. Geben Sie hier die EMail-Adresse ein. Falls die Adresse bereits in der Datenbank besteht, wird die Fundstelle aufgelistet. Sie können dann diesen Datensatz anzeigen oder eine neue EMail-Adresse eingeben.
Falls der Datensatz noch nicht in der Datenbank besteht, erscheint die leere Eingabe-Maske. Das EMail-Feld ist bereits ausgefüllt. Folgende Felder sollten Sie hier mindestens erfassen, um automatische Anreden generieren zu können:
- Vor- und Nachname bzw. Firmenname
- Geschlecht
- Gruppe
In der Statuszeile wird die automatische Anrede angezeigt. Diese ist von der gewählten Gruppe abhängig.
Klicken Sie auf OK, um den Datensatz zu speichern.
Adresse ändern
Doppelklicken Sie auf eine Adresse in der Tabellenansicht. Die Eingabemaske öffnet sich zum Ändern der Daten.
Adresse löschen
Markieren Sie eine oder mehrere Adresse(n) in der Tabellenansicht und drücken Sie die 'Entf.'-Taste oder klicken Sie auf das entspr. Icon.
Tabellen-Ansicht der Adressen
Im Hauptfenster klicken Sie auf die Registerkarte 'Adressen'.
Sortieren
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um nach dieser Spalte zu sortieren.
Gruppieren
Klicken Sie auf das Icon 'Gruppieren'. Ziehen Sie dann eine Spaltenüberschrift auf den Bereich 'Spalte zum Gruppieren hierher ziehen'. Es erscheinen nun Gruppen die jeweils auf und zugeklappt werden können. Vordefinierte Gruppierungen können Sie durch die Auswahl (Pfeil) neben dem Gruppier-Icon auswählen.
Um zur ungruppierten Ansicht zurückzukehren, klicken Sie erneut auf das Icon 'Gruppieren'.
Suchen
Klicken Sie auf das Fernglas-Icon (Strg-F), um innerhalb der angezeigten Tabelle zu suchen. Klicken Sie auf das kleinere Fernglas (F3), um weiterzusuchen.
Die Suchfunktionen verwenden einen zeichenketten-Vergleich und sind daher relativ langsam. Um in größeren Datenbeständen nach Adressen zu suchen, sollten Sie die Auswahl-Funktionen verwenden.
Selektieren / Auswahl
Die Auswahlfunktionen basieren auf SQL-Abfragen und sind daher sehr schnell. Es stehen 2 verschiedene Dialoge zur Verfügung:
- Schnelle Suche - F6 (häufig verwendete Felder, nur bei interner Datenbank)
- Erweiterte Suche - F7 (beliebige Auswahl, auch in externen Datenbanken)
Die aktuelle Auswahl ist auch für die Mail-Generierung gültig. D.h., wenn Sie auf 'Mailing generieren' klicken und 'aktuelle Auswahl' wählen, wird das Mailing aus der aktuellen Auswahl zusammengestellt.
Bearbeiten in der Tabelle
Sie können Adressen direkt in der Tabelle bearbeiten. Markieren Sie dazu das entsprechende Icon. Hierbei ist allerdings Vorsicht geboten; Änderungen können nicht rückgängig gemacht werden.
Mehrere Adress-Datenbanken verwalten
Wählen Sie die Menüpunkte unter 'Datei', um
- Eine neue Adressdatenbank anzulegen
- Eine bestehende Adressdatenbank zu öffnen
Die aktuelle Adressdatenbank wird in der Titelleiste des Programms angezeigt. Jede Adressdatenbank besitzt ihre eigenen selbstdefinierten Gruppen und Anreden.