KS.CRM Online Hilfe

Erweiterbares Kunden-Beziehungs-Management mit Plug-In Schnittstelle.

Einführung

KS.CRM ist ein modulares System. Das Kernmodul (Core-Framework) ist dauerhaft kostenlos und besteht aus der Hauptanwendung und den Modulen Kontakte, Termine und Favoriten.

Weitere Module - sogenannte Plug-Ins - stehen zur Verfügung und können lizensiert werden. Das Installationsprogramm bringt bereits einige weitere Module mit, welche im Demo-Modus laufen. Vor jedem Speichern wird durch eine gewisse Wartezeit daran erinnert. Sie können diese Module ausprobieren um zu entscheiden, ob diese Ihre Arbeit unterstützen.

Weitere Plug-Ins können Sie bei Kroll-Software beauftragen oder mithilfe des Plug-In Software-Development Kit (SDK) selbst entwickeln.

KS.CRM zeichnet sich durch seine hohe Leistungsfähigkeit und Geschwindigkeit aus. Durch Verwendung von asynchronen gleichzeitigen Datenbankabfragen und raffinierten Caching-Verfahren können Millionen Sätze von sehr vielen Nutzern mit hoher Geschwindigkeit verarbeitet werden. Das Datenmodell und vollständig transaktionsbasierte Zugriffe gewährleisten dabei bestmögliche Datenintegrität.

Installation

Laden und installieren Sie die aktuelle Version.

Bei der Installation gibt es nichts weiter zu berücksichtigen. Das Programm ist ein modernes DotNet Programm und macht keinerlei Änderungen an Ihrem System. Es lässt sich problemlos wieder über die Systemsteuerung deinstallieren.

Die Sprachauswahl beim SetUp bezieht sich lediglich auf das Setup-Programm. Wählen Sie später im laufenden Programm Ihre Sprache im Menü Extras|Sprache

Updates

Installieren Sie eine aktuelle Version am besten in das vorgeschlagene Verzeichnis. Das Programm muss dabei geschlossen sein.

Datenbank

SQL Server

KS.CRM unterstützt MS-SQL Server ab Version 2005. Eine aktuelle Version wird empfohlen. Es genügt die kostenlose Express-Version. Große Datenbanken laufen schneller auf einer nicht-kostenlosen Version des SQL-Servers. Sie sollten einen SQL Server nicht auf einem Notebook installieren. Ebenso können Sie einen SQL Server hosten lassen oder Cloud-Dienste nutzen, die einen SQL Server bereitstellen, und haben so Zugriff von überall auf der Welt.

Datenbank erstellen

Wählen Sie im Programm Menü Extras|Neue Datenbank erstellen.

Sie benötigen dazu ein LogIn auf dem SQL Server, welches über ausreichende Rechte zum Erstellen von Datenbanken und Objekten verfügt. Sie sollten normalerweise DBO (Database Owner) für diese Datenbank sein.

Benutzer verwalten

Im Menü Extras|Benutzer verwalten können Sie weitere Benutzer anlegen oder auch wieder löschen, sofern Sie über diese Rechte in der Datenbank verfügen. Selbstverständlich können Sie dazu auch das SQL Server Managementstudio verwenden.

Ein neuer Datenbankbenutzer sollte im Programm unter Menü Extras|Meine persönlichen Daten bearbeiten wenigstens seinen Vor- und Nachnamen eingeben. Viele Programmfunktionen zeigen diesen Benutzernamen später an.

Datenbank Backups

Nutzen Sie das SQL-Server Management Studio (SSMS) um einen Backup-Plan zu gestalten. Dazu sind gute Administratorenkenntnisse für den SQL-Server erforderlich.

Tastenkürzel

F5
Ansicht aktualisieren
F6, Strg-F
Suchen
F7
Erweiterte Suche
F8, Escape
Suche zurücksetzen
Strg-F8
Suche und alle Auswahlen komplett zurücksetzen
Strg-N
Neuer Datensatz
Strg-Pos1
Erster Datensatz
Strg-Ende
Letzter Datensatz

Optionen

Die nachfolgenden Einstellungen finden Sie im Menü Extras|Optionen

Caching Strategie

In klassischen Datenbankanwendungen wird eine Anfrage an die Datenbank gestellt und dann gewartet, bis alle Sätze übertragen sind. Bei größeren Datenbanken muss die Auswahl beschränkt werden, damit nicht zu viele Sätze zurückgegeben werden und die Antwortzeit dadurch zu lang wäre. Dadurch sind solche Datenbankprogramme entweder typischerweise auf eine mittlere 5-Stellige Anzahl von Datensätzen beschränkt, oder das Programm muss so entworfen sein, dass stets nur wenige Sätze retouniert werden.

KS.CRM geht einen ganz anderen Weg mithilfe von asynchronen gleichzeitigen Abfragen und einem intelligenten Caching der Daten. Dies führt zu blitzschnellen Antworten selbst bei Millionen von Sätzen, ohne dass die Ergebnismenge dabei beschränkt werden muss.

Unter Optionen finden Sie verschiedene Einstellungen zu diesen Strategien.

Rechts unten finden Sie drei Voreinstellungen: Kleine DB, Mittel und Große DB. Mit kleiner DB sind noch Datenbanken von einigen hunderttausend Zeilen gemeint.

Dies bezieht sich gleichzeitig auch auf die Anzahl der gemeinsamen Nutzer, die Performanz des Datenbankservers und die Geschwindigkeit der Netzwerkverbindung.

Mittel und Groß (Enterprise) optimieren die Anzahl der zurückgegebenen Daten. Das bedeutet, diese Einstellung wirkt sich auch auf alle anderen Nutzer der Datenbank aus, weil dadurch der Server weniger belastet wird.

Beginnen Sie mit der Standardeinstellung für Kleine Datenbanken und passen Sie diese Einstellung bei Bedarf an.

Details laden

Gerade in CRM und ERP Programmen besteht ein typisches Problem, dass beim Laden eines Master-Datensatzes zahlreiche abhängige Detailabfragen geladen werden müssen. Bei KS.CRM entspricht dies den Detail-Registerkarten zu jedem Datenobjekt. Durchschnittlich müssen 30 bis 50 Detailabfragen zu einem einzelnen Datensatz angefragt und verarbeitet werden. Dies führt oft dazu, dass das Laden eines Satzes viele Sekunden dauert.

KS.CRM löst dies durch Verwendung der Multiple Active Result Sets (MARS) Technologie. Durch Multithreading wird die Leistungsfähigkeit aller Prozessoren sowohl beim Client als auch beim Server optimal ausgenutzt, Antworten kommen blitzschnell ohne dass die Programmoberfläche einfrieren kann.

Unter Extras|Optionen|Details laden können Sie wählen, ob gleichzeitig alle Registerkarten vollständig geladen werden sollen, oder nur die jeweils ausgewählte bei Bedarf. Bei sehr großen Datenbanken, sehr vielen gleichzeitigen Benutzern oder um den Datenverkehr zu minimieren empfiehlt sich das Laden auf Anfrage.

Die Programmierung eines solchen Datenbankprogramms mit gleichzeitigen asynchronen Zugriffen in verschiedenen Threads ist extrem schwierig (ES) und absolut kein Standard. Überhaupt wird dies erst durch neueste Zugriffstechnologien wie MARS möglich. Dinge geschehen dabei gleichzeitig und in undefinierter Reihenfolge. Ergebnisse müssen aufwendig synchronisiert werden, unerwartete Seiteneffekte sind zu behandeln.

Dies ist heute noch eine große Besonderheit bei Datenbankprogrammen und so mancher Datenbankhersteller wird blass vor Neid. KS.CRM definiert damit einen neuen Standard in Bezug auf Geschwindigkeit und Leistungsfähigkeit. Die Caching Verfahren und die gesamte Programmarchitektur sind eine innovative Entwicklung von Kroll-Software.

Sie sind Datenbankhersteller und grad blass vor Neid? Die gewonnenen Erkenntnisse und Verfahren können Sie durch die Quellcodelizenz einkaufen. Oder Sie lassen sich von Kroll-Software beraten.

Weitere Optionen

Manche PlugIns blenden weitere Registerkarten in den Optionendialog ein. Hinweise zu diesen Einstellungen finden Sie in der Hilfe zum jeweiligen PlugIn.

Kategorien

Viele Plug-Ins stellen im Auswahlbereich am linken Bildschirmrand eine beliebig tiefe hierarchische Kategorienstruktur bereit, nach denen Sie die Sätze organisieren können. Die Zuordnung der Sätze zu den Kategorien ist m:n, d.h. jeder Satz kann beliebig vielen verschiedenen Kategorien zugeordnet werden. Die Kategorien sind ein leistungsfähiges und universelles Instrument zur Strukturierung Ihrer Daten.

Kategorien verwalten

Nachdem Sie eine neue Datenbank angelegt haben, sehen Sie nur einen ersten Wurzeleintrag Kategorien. Durch Rechtsklick mit der Maus können Sie weitere Ordner oder Kategorien hinzufügen oder löschen. Per Drag and Drop können Sie die Kategorien umsortieren.

Änderungen an den Kategorien bewirken keine Änderungen an den Daten. Sie können also beliebig Kategorien anlegen, Sätze zuordnen, Kategorien löschen oder verschieben, ohne dass dabei Datensätze in irgendeiner Form geändert oder gelöscht werden.

Persönliche Kategorien sind für andere Benutzer der Datenbank nicht sichtbar.

Sätze zuordnen

Doppelklicken Sie auf einen Datensatz oder drücken Sie <Enter>, um einen Datensatz zu bearbeiten. In der Maske können Sie den Datensatz durch Klick in die Checkboxen den Kategorien zuordnen oder aus diesen entfernen.

In der Tabellenansicht können Sie mehrere Sätze durch gedrückte Shift- oder Strg-Taste oder Strg-A markieren. Vielleicht wollen Sie vorher eine Auswahl von bestimmten Sätzen durch eine Suche mit F6 oder eine erweiterte Suche mit F7 treffen. Durch Rechtsklick erscheint im Kontextmenü der Punkt Zu Kategorien hinzufügen oder entfernen. Im nachfolgenden Dialog haben Sie die Möglichkeit, alle ausgewählten Sätze zu verschiedenen Kategorien hinzuzufügen oder zu entfernen. Die Checkboxen haben dabe drei Zustände: Grau bewirkt keine Änderung, markiert fügt alle Sätze zu dieser Kategorie hinzu, leer entfernt die Sätze aus dieser Kategorie, falls vorhanden. Auf diesem Wege können Sie problemlos selbst tausende oder mehr Sätze zu verschiedenen Kategorien hinzufügen oder entfernen.

Nach Kategorien filtern

Durch Klick auf eine Kategorie werden die Sätze blitzschnell gefiltert, selbst in sehr großen Datenbanken oder wenn viele Sätze zugeordnet sind. Dabei werden alle hierarchisch tiefer liegenden Kategorien berücksichtigt.

Besonders raffiniert ist auch die Filterung bei gleichzeitiger Auswahl mehrerer Kategorien durch gedrückte Strg- oder Shift-Taste: Kategorien auf gleicher Ebene werden logisch-ODER verknüpft, Kategorien auf verschiedenen Ebenen logisch-UND.

Durch Strg-F8 können Sie alle Sucheinschränkungen und Filterungen zurücksetzen, um mit einem Tastendruck alle Sätze anzuzeigen.

Sortieren

Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift können Sie - wie auch in anderen Programmen üblich - nach dieser Spalte sortieren. Ein erneuter Klick sortiert in die andere Richtung. Strg-Klick entfernt diese Sortierung. Durch Shift-Klick lässt sich nach mehreren Spalten sortieren.

Während in vielen anderen Programmen die Sortierung im Arbeitsspeicher geschieht, basiert die Sortierung bei KS.CRM auf echten Datenbankabfragen. Andere Programme müssen zum Sortieren alle Sätze laden, wodurch die mögliche Anzahl der Sätze auf max. einige zehntausend beschränkt ist. Bei KS.CRM ist dagegen die Sortierung selbst bei millionen Sätzen sehr schnell, denn das Sortieren ist die Stärke des Datenbankservers, der dazu seine Indices verwenden kann.

Jede Tabelle besitzt eine Standardsortierung, nach welcher der Datenbankserver die Daten besonders schnell zurückgeben kann. In den meisten Tabellen ist dies die Spalte mit dem Änderungsdatum (absteigend). Dies hat auch den Vorteil, dass neue Sätze zuoberst erscheinen. Die Geschwindigkeit der Sortierung kann für die verschiedenen Spalten sehr unterschiedlich sein, je nachdem ob der Server für diese Spalte einen Index führt (schnell) oder die Spalte ohne Index oder aus abhängigen Tabellen stammt (langsam). Wenn das Programm ungewöhnlich langsam Ergebnisse präsentiert, schauen Sie also auf die gewählte Sortierung. Oder setzen Sie unter Extras|Optionen die Option Sortierung bei Programmstart auf Standard, sodass wenigstens beim nächsten Programmstart wieder optimal sortiert wird.

Nach Importen oder anderen Datenbankfunktionen kann es geschehen, dass der Datenbankserver seine Indices neu berechnen muss. Das kann bei großen Tabellen eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Schon beim nächsten Zugriff ist die Datenbank dann wieder schnell wie gewohnt. Dieses Verhalten ist typisch für alle relationalen Datenbanken.