Willkommen in der ProjectPlanner 2014 Hilfe
Aktuelle Version: ProjectPlanner 2014 (Download)
Diese Hilfe wurde für Menschen geschrieben, die nicht gerne Hilfen lesen. Nehmen Sie sich 10 Minuten Zeit, um mehr über ProjectPlanner 2014 zu erfahren.
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Überfällig, hinter der Zeit | |
Geschätzt. Markieren Sie die Geschätzt-Checkbox im Aufgaben Dialog. Dies hat keinen Effekt auf die Berechnungen. Markieren Sie Aufgaben als geschätzt zur späteren Überarbeitung. | |
So bald wie möglich (ASAP), diese Aufgabe ist links ausgerichtet | |
Prioritäten | |
Prioritäten von hoch bis niedrig. Normale Priorität hat kein Symbol | |
Status Symbole | |
Läuft | |
Warten (auf Eingabe, auf eine andere Aufgabe) | |
Pause | |
Erledigt. | |
Regelverletzungen | |
Es können nicht alle Regeln (Constraints) gleichzeitig erfüllt werden. Bitte prüfen Sie diese Aufgabe. | |
Zufriedenheit | |
Mit dieser Aufgabe ist alles in Ordnung | |
Aktuelle Arbeit oder Einheiten weichen von den Ziel-Werten ab. Bitte prüfen Sie diese Größen. |
Dauer = Arbeit / zugewiesene Einheiten
Diese Gleichung ist das Herz einer Projekt-Management Software.
Wir haben also eine Gleichung mit 3 Variablen:
Dauer | die Länge des Balkens vom Startdatum bis zum Enddatum |
Arbeit | angegeben im Aufgaben-Dialog unter der Registerkarte Arbeit |
Einheiten | Die Zuweisung der Ressource in Prozent, im Aufgaben-Dialog unter der Registerkarte Ressourcen, als Zahl zwischen 0 und 1.0 (= 100%) |
Bitte stellen Sie sich kurz in Gedanken vor: Wir haben eine Aufgabe an der eine Ressource vollzeit zu 100% arbeitet, dann sind dabei die Einheiten = 1.0. Die Gleichung sagt dann: Dauer = Arbeit / 1. Wenn also 20 Stunden Arbeit festgelegt wurden, wird dieser eine Arbeiter dafür 20 Stunden Zeit benötigen. So einfach ist das.
Wenn wir die Ressource nur mit halber Kraft an der Aufgabe arbeiten lassen (50%, Units = 0.5) dann wird es doppelt so lange dauern, also 40 Stunden.
Wenn wir stattdessen eine zweite Ressource zur Unterstützung holen, dann kommen beide zusammen auf 2.0 Einheiten und die Arbeit dauert nur noch halb so lang.
Angenommen, eine der drei hat sich verändert und wir möchten die anderen beiden aus dieser Änderung berechnen. Leider geht das nicht denn wir können keine Gleichung mit zwei Unbekannten lösen.
Was können wir also tun, um dem Problem aus dem Weg zu gehen? Wir setzen einfach eine der 3 Variablen fest und machen daraus eine Konstante! Sie soll bleiben wie sie ist und sich nicht durch Berechnungen verändern (es ist uns dennoch möglich, auch diesen festgelegten Wert zu ändern). Dies ist nicht nur eine elegante Lösung für unser kleines Mathe-Problem, es ist auch ausgesprochen nützlich im richtigen Leben.
Das war eine sehr brilliante Idee, bereits vor langer Zeit und bereits bevor es Computer gab. Und die meisten modernen Computerprogramme, die sich mit Projektmanagement beschäftigen, folgen heute diesem Schema.
Eine Variable ist festgesetzt, die zweite wird geändert, die dritte wird berechnet !
Dauer = Arbeit / Einheiten
Aus diesem Grund haben wir 3 Aufgaben-Typen:
Feste Einheiten | Die zugewiesenen Einheiten sind fixiert. Wenn sich die Dauer ändert (z.B. durch Größenänderung des Balkens) wird die Arbeit berechnet. |
Feste Arbeit | Arbeit ist fixiert. Eine Änderung der Dauer bewirkt eine Neuberechnung der zugewiesenen Einheiten. |
Feste Dauer | Die Dauer ist fixiert. Eine Änderung der Einheiten im Aufgaben-Dialog wird die Arbeit neu berechnen. Und anders herum. |
KS-ProjectPlanner kennt noch einen vierten Aufgaben-Typ, die Statische Aufgabe. Dies ist ein spezieller Typ, bei dem die Kalender nicht berücksichtigt werden. Statische Aufgaben können einfach überall platziert werden.
Den Standard Aufgaben-Typ können Sie unter Projekt Einstellungen festlegen. In den meisten Fällen, oder falls Sie unsicher sind, sollten Sie Feste Einheiten wählen.
Aufgaben- Typ | Aufgabe verschieben |
Aufgaben Größenänderung / Dauer ändern |
Arbeit ändern | Einheiten ändern |
---|---|---|---|---|
Feste Einheiten | Die aktuelle Arbeit wird berechnet. Das Programm stellt sicher, dass die aktuelle Arbeit nicht kleiner als die Ziel-Arbeit ist und aktualisiert die Dauer, falls erforderlich. | Die aktuelle Arbeit wird berechnet. Die Ziel-Arbeit wird auf die berechnete Arbeit gesetzt. | Die Dauer wird berechnet und gegebenenfalls aufgerundet, sodass die aktuelle Arbeit gleich oder größer der Ziel-Arbeit ist. | Die Dauer wird berechnet aus der Ziel-Arbeit und den Ziel-Einheiten. Die Dauer wird gegebenenfalls aufgerundet, sodass mindestens die Ziel-Arbeit erreicht wird. Die tatsächliche Arbeit wird berechnet. Diese kann durch die gegebene Granularität von der Ziel-Arbeit abweichen. |
Feste Arbeit | Die aktuellen Einheiten werden berechnet. Das Programm stellt sicher, dass keine Einheit über 100% liegt und aktualisiert die Dauer, falls erforderlich. | Die aktuellen Einheiten werden berechnet. Die Ziel-Einheiten werden aus den aktuellen Einheiten gesetzt. Das Programm stellt sicher, dass keine Einheit größer als 100% ist und aktualisiert die Dauer, falls erforderlich. | Die aktuellen Einheiten werden berechnet. Die Dauer wird aktualisiert, falls erforderlich, um zu versichern, dass keine aktuelle Arbeit unter der Ziel-Arbeit liegt und dass keine Einheiten über 100% liegen. | Die Dauer wird berechnet. Die aktuellen Einheiten werden berechnet. Die Dauer wird angepasst, um zu versichern, dass keine aktuelle Arbeit unter der Ziel-Arbeit liegt und dass keine Einheit größer als 100% ist. |
Feste Dauer | Die aktuellen Einheiten werden berechnet. Das Programm berücksichtigt, dass keine Einheit über 100% liegen darf. Anschliessend wird die tatsächliche Arbeit berechnet. | Die aktuellen Einheiten werden berechnet. Das Programm berücksichtigt, dass keine Einheit über 100% liegen darf. Anschliessend wird die tatsächliche Arbeit berechnet. Die Ziel-Einheiten werden gesetzt durch die berechneten Einheiten. | Die aktuellen Einheiten werden berechnet. Das Programm stellt sicher, dass keine Einheit über 100% liegt und passt die Dauer an, falls erforderlich. Die tatsächliche Arbeit wird aus der tatsächlichen Dauer berechnet. | Die aktuelle Arbeit wird berechnet. Die Dauer wird nicht angepasst, denn sie ist fixiert. Daher kann die aktuelle Arbeit kleiner werden als die Ziel-Arbeit. |
Statische Aufgabe | Die aktuelle Arbeit wird berechnet. | Die aktuelle Arbeit wird berechnet. Die Ziel-Arbeit wird aus der aktuellen Arbeit gesetzt. | Die aktuellen Einheiten werden berechnet. Die aktuelle Arbeit wird berechnet. | Die aktuelle Arbeit wird berechnet. |
*) nicht bei statischen Aufgaben
**) die Software wird bereitgestellt "wie sie ist", ohne Zusicherungen irgendwelcher Art.
Dauer wird eingegeben in der Form
days hours minutes
oder: tage stunden minuten
Beispiele:
3d 4h 15m
3d
3d 4h
3d 15m
4h 15m
ProjectPlanner 2014 kennt zwei Dauer-Typen:
Volle Arbeitstage | Menschen wollen sagen: Eine Aufgabe soll 3 Tage (und 4 Stunden) dauern, unabhängig von den zugrunde liegenden Arbeitsstunden im Kalender, z.B. 3d 4h | |
Arbeitsstunden | Die Dauer wird exakt in Stunden und Minuten gemessen, ohne Arbeitstage zu berücksichtigen, z.B. 48h 15m |
Eine Dauer in Vollen Arbeitstagen ist nicht immer klar definiert bei verrückten Kalendern. Dieser Dauer-Typ ist dennoch nützlich, denn in vielen Fällen soll genau dies ausgedrückt werden.
Wenn Sie sich auf exakte Berechnungen verlassen wollen, ohne seltsame Effekte in Verbindung mit seltsamen Kalendern zu riskieren, dann sollten Sie Arbeitsstunden als Standard Dauer-Typ verwenden.
Wenn eine Dauer in die Daten-Tabelle eingegeben wird, oder bei der Eingabe der Verzögerung einer Abhängigkeit, wird der Dauer-Typ automatisch erkannt. Immer wenn Sie einen Wert für days angeben, wird der Typ auf Volle Arbeitstage gesetzt. Wenn Sie dagegen nur hours und/oder minutes angeben, wird von Arbeitsstunden ausgegangen.
Sie können die Granularität für das Projekt unter Projekt Einstellungen festlegen.
Alle Datumswerte werden auf diese Granularität gerundet, was eine minimale Auflösung nach der Zeit bedeutet. Startdaten werden stets abgerundet, Enddaten werden stets aufgerundet.
Sie können die folgenden Granularitäten setzen:
Wenn die kleinste Einheit für Datumswerte ein ganzer Tag sein soll, wählen Sie Tag als Granularität.
Wenn Sie ihr Projekt in einem 15 Minuten Raster planen, setzen Sie die Granularität auf 15 Minuten.
ProjectPlanner 2014 unterstützt kaskadierende Kalender mit Vererbung und Kalender Ausnahmen. Aufgaben- und Ressourcenkalender können mit dem Standardkalender kombiniert werden.
Jedes Projekt besitzt einen Standard Kalender. Alle anderen Kalender erben von diesem Standardkalender oder einem seiner Kinder.
Daher ist der Standardkalender ein guter Ort um allgemeine Arbeitszeiten und Feiertage festzulegen. Durch Zufügen einer neuen Ausnahme für einen Feiertag erben auch alle vererbten Kalender diese Ausnahme, es sei dennn, sie definieren ihrerseits wieder eine Ausnahme für diesen Tag.
Wählen Sie Menü Projekt Kalender um weitere spezialisierte Kalender hinzuzufügen, z.B. Samstagsarbeit oder Nachtschicht.
Jede Ressource besitzt einen eigenen Kalender. Dieser ist erstmal komplett abgeleitet vom Standardkalender. Sie finden den Ressourcen-Kalender im Dialog zum Bearbeiten einer Ressource.
Aufgaben besitzen dagegen keine eigenen Kalender, aber es kann ein bereits definierter Kalender einer Aufgabe zugewiesen werden.
Ressourcen- und Aufgabenkalender können jeweils mit dem Standardkalender kombiniert werden. Ressourcenkalender können zusätzlich noch mit dem Aufgabenkalender der jeweils zugewiesenen Aufgabe kombiniert werden.
Dabei gibt es drei verschiedene Kalender Kombinations Arten:
Wenn Sie auf eine Aufgabe im Gantt-Diagramm oder auf eine Ressource im Ressourcen Diagramm klicken, so wird der berechnete kombinierte Kalender für die zuletzt ausgewählte Aufgabe oder Ressource mit dem Diagramm dargestellt.
Geben Sie Arbeitszeiten ein in der Form hh:mm
Das Programm verwendet stets das 24-Stunden Format, daher geben Sie bitte 13:00 für 1:00 nachmittags ein.
Gültig sind Werte von 00:00 bis 24:00
Gehen Sie zu der Ausnahmen-Registerkarte im Kalender-Bearbeiten-Dialog um Ausnahmen hinzuzufügen oder zu entfernen.
Fügen Sie eine neue Ausnhame hinzu, durch wechseln des Radio-Buttons vererbt nach Ausnahme. Entfernen Sie die Ausnahme durch zurückstellen von Ausnahme nach vererbt.
Markieren Sie Arbeitstag wenn das Ausnahmedatum ein Arbeitstag ist.
Wählen Sie Arbeits-Stunden: Ausnahme und geben Sie neue Arbeitsstunden für dieses Datum ein.
Wenn Sie ihre Projekte auf einem MS-SQL Server speichern, werden alle Kalender global verwaltet und stehen auch anderen Projekten in dieser Datenbank zur Verfügung.
Sie sollten stets dabei bedenken, dass die Änderung eines Kalenders dann auch andere Projekte in dieser Datenbank betrifft.
Aufgaben könnnen von anderen Aufgaben abhängig sein. Dies bedeutet, Aufgabe B darf nicht vor dem Ende von Aufgabe A beginnen, evtl. mit einer gewissen Verzögerung. Das vorwärts Verschieben von Aufgabe A bewirkt ein automatisches Verschieben der Aufgabe B an das Ende von Aufgabe A.
Ziehen Sie und lassen Sie eine Aufgabe auf eine andere Aufgabe fallen (Drag und drop), um eine neue Abhängigkeit zu erstellen oder um eine bestehende Abhängigkeit zu entfernen. Die Abhängigkeit wird als Beziehungslinie mit Pfeil dargestellt.
Doppelklicken Sie auf die abhängige Aufgabe um weitere Optionen für diese Abhängigkeit festzulegen.
Es gibt vier Typen von Abhängigkeiten:
Ende-Start | Aufgabe B muss nach dem Ende von Aufgabe A beginnen. |
Start-Start | Aufgabe B mus nach dem Start von Aufgabe A beginnen. |
Ende-Ende | Aufgabe B muss nach dem Ende von Aufgabe A enden. |
Start-Ende | Aufgabe B muss nach dem Start von Aufgabe A enden. |
Eine Aufage kann von mehreren anderen Aufgaben abhängig sein. Zirkuläre Referenzen sind dabei nicht erlaubt, dies wird vom Programm nicht zugelassen.
Wenn Sie wünschen, dass eine Abhängigkeit mit einem Pfeil angezeigt wird, ohne dass die abhängige Aufgabe automatisch verschoben wird, dann wählen Sie als Beziehung weich.
Bei der Abhängigkeit kann zusätzlich eine Verzögerung angegeben werden (in Tagen oder Stunden).
Beispiel: Aufgabe B darf nicht früher als einen Tag nach dem Ende von Aufgabe A beginnen:
geben Sie 1d als Verzögerung ein. Das Programm erkennt an der Eingabe automatisch den
Dauer-Typ dieser Verzögerung.
ProjectPlanner 2014 unterstützt auch negative Verzögerungen. Wählen Sie Richtung=Rückwärts für negative Verzögerungen.
Wählen Sie Menü Bearbeiten->Neue Ressource [F8] und fügen Sie einige Ressourcen zu Ihrem Projekt hinzu.
Doppelklicken Sie auf die Aufgabe um deren Eigenschaften zu bearbeiten.
Die Zuweisung von Ressourcen zu einer Aufgabe aktiviert einige Dinge:
Sie können mehr als eine Ressource einer Aufgabe zuweisen.
Wenn die Arbeit mit der Formel Arbeit = Dauer * Einheiten berechnet wird, werden verschiedene Ressourcen in einem Arbeitspunkt andere/alle zusammengefasst und kumuliert.
Aber die Arbeit kann weiter differenziert und aufgespaltet werden in verschiedene Fähigkeiten. Jede Ressource kann verschiedene Fähigkeiten besitzen, und die Arbeit kann in diese Fähigkeiten aufgeteilt werden.
Für diesen Fall können Sie verschiedene Arbeitspunkte für jede Fähigkeit erstellen, und dann verschiedene bevorzugte Ressourcen mit dieser Fähigkeit auswählen. Diese Ressourcen sollten ebenfalls unter Ressourcen der Aufgabe zugeteilt sein. Das Programm kann dann wissen, welchem Arbeitspunkt welche der zugeteilten Ressourcen zugewiesen werden soll.
Dabei gibt es stets einen Arbeitspunkt mit der Fähigkeit andere/alle, in dem alle Ressourcen gebündelt werden, die nicht einer bestimmten Fähigkeit zugeordnet werden konnten.
Wenn Sie einen oder mehrere Abeitspunkte mit besonderen Fähigkeiten zugefügt haben, können Sie anschließend den allgemeinen Arbeitspunkt andere/alle löschen. Allerdings lassen sich dieser Aufgabe dann nur noch Ressourcen zuweisen, welche die erforderlichen Fähigkeiten besitzen.
Geben Sie dem Löser einen Hinweis, wieviele Ressourcen er einem Arbeitspunkt höchstens zuweisen darf, indem Sie die maximalen Entitäten (Max. Ent.) setzen. Jeder andere Wert als Null begrenzt die Anzahl der zuweisbaren Ressourcen.
In den meisten Fällen ist es ausreichend, wenn Sie keine ausdifferenzierten Arbeitspunkte festlegen. Dieses Feature geht über das hinaus, was die meisten anderen Projekt-Management Anwendungen bieten.
Wenn Sie ihre Projekte auf dem MS-SQL Server speichern, werden alle Ressourcen und Fähigkeiten global verwaltet und stehen in allen Projekten zur Verfügung.
Sie sollten stets daran denken, dass wenn Sie eine Ressource auf dem SQL-Server ändern, dies auch andere Projekte in der Datenbank betrifft.
Ressource Zuweisungen aus anderen Projekten in der Datenbank werden im Ressourcen Diagramm als Geisterbild dargestellt.
In den Registerkarten des Hauptfensters wählen Sie Ressourcen Diagramm, um das Ressourcen Diagramm zu aktivieren
Das Ressourcen Diagramm zeigt alle Ressourcen Zuweisungen. Falls also noch keine Ressourcen irgendwelchen Aufgaben zugewiesen sind, wird das Ressourcen Diagramm leer sein. Weisen Sie dann einigen Aufgaben einige Ressourcen zu.
Die Ressourcen werden in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.
Unter jeder Ressource erscheinen die zugewiesenen Aufgaben in zeitlicher Abfolge.
Aufgaben mit dem Status Fertig werden aus dem Ressourcendiagramm ausgeschlossen, die Ressourcenbelegungen werden wieder freigegeben.
Der Ressourcen-Balken ist aufgespalten und eingefärbt auf drei Arten:
Im SQL-Server Modus werden Zuweisungen aus anderen Projekten als Geisterbild dargestellt.
In den Projekteinstellungen können Sie diese Farben ändern und eine Toleranz angeben, so dass zum Beispiel Zuweisungen von 98% noch als voll ausgelastet dargestellt werden. Ebenso können Sie unter Ressourcen Balken Optionen -> Ansichts Filter einstellen, ob auch nicht zugewiesene Ressourcen aufgelistet werden sollen.
Im Ressourcen Diagramm können Aufgaben nicht mit der Maus verschoben werden.
Aufgrund aller Aufgaben-Abhängigkeiten und Beschränkungen wäre es zu unübersichtlich und gefährlich, dies zu tun. Gehen Sie also zurück zum Gantt-Diagramm, um die Aufgaben zu verschieben und alle Auswirkungen auf den Projektplan dabei zu sehen.
Wählen Sie Menü Projekt->Projekt Kosten um die Kosten für das Projekt oder die ausgewählten Aufgaben zu berechnen.
Sie müssen dazu einige Ressourcen erstellen, dabei die Kosten pro Stunde festlegen, und diese Ressourcen einigen Aufgaben zuweisen. Ansonsten wird das Ergebnis der Kostenberechnung stets null sein.
ASAP steht für as soon as possible, auf deutsch so bald als möglich.
Mit anderen Worten: Die Aufgaben werden links ausgerichtet. Wobei links bedeutet: Die Position der Aufgabe, die am weitesten links steht.
Es gibt drei Arten, um Aufgaben asap auszurichten:
Wir haben untersucht und herausgefunden, dass es kein entsprechendes Gegenteil 'so spät wie möglich' geben kann. Dies würde im Konflikt mit links ausgerichteten Aufgaben stehen, in einer vorwärts planenden Anwendung.
Sie können verschiedene einschränkende Bedingungen für eine Aufgabe festlegen:
Hier setzen Sie
Spätestes Endedatum könnte man auch Deadline nennen.
Wenn ein frühestes Startdatum und ein spätestes Endedatum gemeinsam gesetzt werden, wird die Aufgabe blockiert sein und kann nicht mehr verschoben werden.
Diese Einschränkungen werden als kleine Schraube oder <> in dem Aufgabebalken dargestellt.
Muss beginnen/enden an
zwingt die Aufgabe dazu, an einem solchen Tag zu beginnen oder zu enden.
Wenn die Bedingungen nicht erfüllt werden können, wird die Aufgabe mit einem kleinen Ausrufezeichen-Symbol gekennzeichnet.
ProjectPlanner 2014 kann die Daten auch auf einem MS-SQL Server speichern.
ProjectPlanner 3.x kommt mit neuen Funktionen zum Erstellen und Löschen von ProjectPlanner Datenbanken auf dem SQL-Server, siehe Menü SQL-Server.
Um neue Datenbanken zu erstellen, benötigen Sie ausreichende Rechte auf dem Server. Loggen Sie sich also mit einem Konto ein, welches über diese Rechte verfügt und welches Zugriff auf die Datenbank 'master' besitzt.
Daneben können Sie die Datenbanken auch mit Hilfe des SQL-Server Management Studios verwalten. Bitte fragen Sie ihren System Administrator für weitere Unterstützung.
Im Installationsverzeichnis der ProjectPlanner 2014 Anwendung finden Sie ein Verzeichnis \sql.
Lesen Sie die Datei readme.txt für weitere Informationen.
Der Löser kann den Projektplan für Sie optimieren.
Er vermeidet dabei die Überlappung von Ressourcen und optimiert das Projekt nach Dauer und Kosten.
Wählen Sie Menü Projekt|Löser zu jeder Zeit. Sie können den Vorgang beliebig wiederholen. Falls Ihnen das Ergebnis nicht gefällt, wählen Sie anschließend Rückgängig.
Der Löser läuft endlos. Klicken Sie auf Stop oder drücken Sie Escape, wenn Sie meinen, dass das Ergebnis gut genug ist. Wenn das Ergebnis noch nicht gut genug ist, wiederholen Sie den Vorgang.
Der Löser berücksichtigt die Bevorzugten Ressourcen, wie sie unter Arbeit im Aufgaben-Dialog definiert sind. Wenn bevorzugte Ressourcen definiert sind, werden diese vor allen anderen Ressourcen zugewiesen.
Sie sollten auch stets die Max. Ent. (Maximum Entities) für jeden Arbeitspunkt angeben, um die Anzahl der zuweisbaren Ressourcen zu begrenzen. Ansonsten tendiert der Löser dazu, alle verfügbaren Ressourcen der Aufgabe zuzuweisen, um die Dauer des Plans zu minimieren.
Sie können den Löser beim Projektentwurf verwenden, oder später zur Projektnachverfolgung, wenn das Projekt bereits läuft. Der Löser kann alle Aufgaben, die in Zeitnot geraten sind, nach hinten verschieben und dabei die Auswirkungen für Sie automatisch auflösen.
Auf dem SQL-Server berücksichtigt der Löser ebenfalls die Ressourcenbelegungen aus anderen Projekten.
Der Löser verwendet einen Genetischen Algorithmus und ist eine innovative Entwicklung. Bitte teilen Sie uns Ihre Erfahrungen damit mit.
ProjectPlanner 2014 wird bereitgestellt wie es ist, ohne irgendwelche Zusicherungen oder Garantien. Wir behaupten nicht, dass diese Software fehlerfrei ist. Also nutzen Sie die Software auf eigene Gefahr und bitte melden Sie alle Probleme oder Fehler.
ProjectPlanner 2014 ist als FreeWare veröffentlicht, was bedeutet, dass die Nutzung kostenlos ist. Die Software, die Dokumentation und anderes zugehörige Material ist dennoch durch das Urheberrecht geschützt und steht unter dem Copyright.
Der Produktname ist KS-ProjectPlanner, wobei KS für Kroll-Software steht. An manchen Stellen auf unserer Website und in der Dokumentation ist dies vereinfacht ProjectPlanner genannt, was immer noch bedeutet, dass im Zusammenhang mit dieser Website nichts anderes gemeint ist, als die ProjectPlanner Anwendung von Kroll-Software.