Viele Plug-Ins stellen im Auswahlbereich am linken Bildschirmrand eine beliebig tiefe hierarchische Kategorienstruktur bereit, nach denen Sie die Sätze organisieren können. Die Zuordnung der Sätze zu den Kategorien ist m:n, d.h. jeder Satz kann beliebig vielen verschiedenen Kategorien zugeordnet werden. Die Kategorien sind ein leistungsfähiges und universelles Instrument zur Strukturierung Ihrer Daten.
Kategorien verwalten
Nachdem Sie eine neue Datenbank angelegt haben, sehen Sie nur einen ersten Wurzeleintrag Kategorien. Durch Rechtsklick mit der Maus können Sie weitere Ordner oder Kategorien hinzufügen oder löschen. Per Drag and Drop können Sie die Kategorien umsortieren.
Änderungen an den Kategorien bewirken keine Änderungen an den Daten. Sie können also beliebig Kategorien anlegen, Sätze zuordnen, Kategorien löschen oder verschieben, ohne dass dabei Datensätze in irgendeiner Form geändert oder gelöscht werden.
Persönliche Kategorien sind für andere Benutzer der Datenbank nicht sichtbar.
Sätze zuordnen
Doppelklicken Sie auf einen Datensatz oder drücken Sie <Enter>, um einen Datensatz zu bearbeiten. In der Maske können Sie den Datensatz durch Klick in die Checkboxen den Kategorien zuordnen oder aus diesen entfernen.
In der Tabellenansicht können Sie mehrere Sätze durch gedrückte Shift- oder Strg-Taste oder Strg-A markieren. Vielleicht wollen Sie vorher eine Auswahl von bestimmten Sätzen durch eine Suche mit F6 oder eine erweiterte Suche mit F7 treffen. Durch Rechtsklick erscheint im Kontextmenü der Punkt Zu Kategorien hinzufügen oder entfernen. Im nachfolgenden Dialog haben Sie die Möglichkeit, alle ausgewählten Sätze zu verschiedenen Kategorien hinzuzufügen oder zu entfernen. Die Checkboxen haben dabe drei Zustände: Grau bewirkt keine Änderung, markiert fügt alle Sätze zu dieser Kategorie hinzu, leer entfernt die Sätze aus dieser Kategorie, falls vorhanden. Auf diesem Wege können Sie problemlos selbst tausende oder mehr Sätze zu verschiedenen Kategorien hinzufügen oder entfernen.
Nach Kategorien filtern
Durch Klick auf eine Kategorie werden die Sätze blitzschnell gefiltert, selbst in sehr großen Datenbanken oder wenn viele Sätze zugeordnet sind. Dabei werden alle hierarchisch tiefer liegenden Kategorien berücksichtigt.
Besonders raffiniert ist auch die Filterung bei gleichzeitiger Auswahl mehrerer Kategorien durch gedrückte Strg- oder Shift-Taste: Kategorien auf gleicher Ebene werden logisch-ODER verknüpft, Kategorien auf verschiedenen Ebenen logisch-UND.
Durch Strg-F8 können Sie alle Sucheinschränkungen und Filterungen zurücksetzen, um mit einem Tastendruck alle Sätze anzuzeigen.