Folgende Gründe sprechen für die Verwendung einer externen Datenbank:
- Ihr Unternehmen pflegt bereits eine Adressdatenbank, Kundendatenbank o.ä. Hier wäre es zu umständlich, die aktuelle Version dieser Datenbank jedesmal zu importieren.
- Die Struktur der internen Datenbank ist für Ihre Zwecke nicht ausreichend; Sie benötigen weitere Felder, z.B. für mehrsprachige Anreden, Textbausteine, etc.
Voraussetzungen
- Ihr bestehendes DBMS (Datenbank Management System) verfügt über einen ODBC-Treiber oder besser: über einen OLE-DB Treiber. Treiber für dBase, FoxPro, Access, MS-SQL-Server, ... sind bereits durch MS-Jet 4.0 vorhanden.
- Ihre Datenbank enthält mindestens eine Spalte mit EMail-Adressen.
Empfohlene DBMS: MS-Access, MS-SQL-Server
So funktioniert's
- Wählen Sie im Hauptmenü "Datei->Andere Datenquelle öffnen->..."
- Stellen Sie eine Verbindung zu Ihrer Datenquelle her. Je nach Datenquelle erscheinen unterschiedliche Dialoge.
- Bei erfolgreicher Verbindung zur Datenbank erscheint nun der Dialog zur Auswahl der Tabelle oder Abfrage.
- BulkMailer muß nun wissen, welche Spalte die EMail-Adressen enthält. Machen Sie im folgenden Dialog zumindest diese Angabe.
Wenn alles funktioniert hat, wird die Datenbank in Tabellenform unter "Adressen" angezeigt.
Damit Sie diese aufwendige Prozedur nicht wiederholen müssen, können Sie nun diese Datenbankverbindung abspeichern. Wählen Sie dazu im Hauptmenü "Datei -> Externe Datenverbindung speichern...". Beim nächsten Mal öffnen Sie diese Datei dann über "Datei -> Externe Datenbank öffnen -> Gespeicherte Datenverbindung".
Ab hier funktioniert nun alles wie bei der internen Datenbank, mit folgenden Einschränkungen:
- Datensätze können in BulkMailer nicht bearbeitet werden. Nutzen Sie dazu Ihr DBMS.
- Die automatische Anrede, Verwaltung von Gruppen, etc. müßten Sie in Ihrer externen Datenbank realisieren. Vorteilhaft wäre beispielsweise ein Anredefeld, welches die komplette Anrede enthält ("Sehr geehrter Herr Müller"). Dieses Datenbankfeld können Sie dann als Anrede in Ihre Mail integrieren.
Zugriff auf ACT! CRM
Siehe Dokumentation als PDF